°Ç¸ç³Ô¹Ï

Diffiniad o geisiadau y gellir eu hosgoi

Gwallau a hepgoriadau mewn cais y gellir eu hosgoi’n rhwydd trwy ofal a sylw yw’r rhain. Maent yn amrywio o anghysondebau gydag enwau a thystiolaeth hunaniaeth anghyflawn i gynlluniau wedi eu sganio’n wael a dogfennau, tudalennau neu wybodaeth ar goll mewn ffurflenni.

Isod, ceir disgrifiad o’r 32 ymholiad y gellir eu hosgoi mwyaf cyffredin a anfonir bob blwyddyn, gyda chysylltau i ddeunyddiau hyfforddi a chymorth perthnasol.

Awgrymiadau da

Enwau

1) Amrywiadau mewn enwau rhwng gweithredoedd neu baneli hunaniaeth.

Rydym yn gwirio bod pob enw yn cyfateb rhwng y gweithredoedd a’r paneli hunaniaeth (er enghraifft paneli 12 i 14 ffurflen AP1; paneli 14 i 16 ffurflen FR1). Os oes anghysondeb, rydym yn anfon ymholiad.

2) Amrywiadau mewn enwau rhwng gweithredoedd a chofrestr mewn cais.

Rydym yn gwirio bod pob enw yn cyfateb rhwng y gweithredoedd a chofrestr teitl yr eiddo. Os oes anghysondeb, rydym yn anfon ymholiad.

3) Amrywiadau mewn enw pan fo disgyniad teitl yn ofynnol.

Rydym yn gwirio bod pob enw yn cyfateb rhwng y gweithredoedd a’r gofrestr teitl. Os oes anghysondeb, rydym yn anfon ymholiad.

4) Sillafiad gwahanol yn yr enw a gofnodwyd yn y gofrestr – wedi ei lofnodi’n electronig

Rydym yn gwirio bod pob enw yn cyfateb rhwng y ffurflen gais, y gweithredoedd a’r gofrestr teitl. Os oes anghysondeb, rydym yn anfon ymholiad.

5) Sillafiad gwahanol yn yr enw yn parhau yn y gofrestr – wedi ei lofnodi’n electronig

Rydym yn gwirio bod pob enw yn cyfateb rhwng y ffurflen gais, y gweithredoedd a’r gofrestr teitl. Os oes anghysondeb, rydym yn anfon ymholiad.

6) Newid enw cwmni – tystiolaeth yn ofynnol

Mae angen tystiolaeth arnom i gadarnhau bod y cwmni cofrestredig wedi newid ei enw. Os yw hwn ar goll, byddwn yn anfon ymholiad yn gofyn am dystysgrif Tŷ’r Cwmnïau.

7) Anghysondeb enw rhwng gweithredoedd na ellir eu diwygio

Rydym yn gwirio bod pob enw yn cyfateb rhwng y ffurflen gais, y gweithredoedd a’r gofrestr teitl. Os oes anghysondeb ac ni ellir diwygio’r weithred, rydym yn anfon cais yn gofyn am gadarnhad ysgrifenedig neu dystiolaeth i egluro’r amrywiad.

Awgrym Da

Gweminarau	Canllawiau	Adnoddau ychwanegol
			Ìý

	Os yw eich cais yn cynnwys gweithredoedd wedi eu llofnodi’n electronig:ÌýCyfarwyddyd ymarfer 82: llofnodion electronig a dderbynnir gan Gofrestrfa Tir EF
	Ìý	ÌýÌý

Perchnogaeth

4) Dim gwybodaeth neu wybodaeth sy’n gwrthdaro ynghylch sut i gadw’r eiddo.

Os ydym yn cofrestru dau neu fwy o berchnogion, rydym yn gwirio:

• panel 9 ffurflen FR1

• panel 10 ffurflen TR1

• panel 11 ffurflen TP1

• cymal LR14 prydles cymalau penodedig

Os nad ydych wedi cwblhau’r panel perthnasol neu os nad yw’n glir a yw’r perchnogion i fod yn gyd-denantiaid neu’n denantiaid cydradd – er enghraifft os ydych wedi ticio’r ddau flwch, neu wedi ysgrifennu ‘gweler y ddogfen Ymddiried’ yn unig – rydym yn anfon cais.

Awgrym Da

Canllawiau	Adnoddau ychwanegol
Cydberchnogaeth	Cyfarwyddyd ymarfer 24: ymddiriedau tir preifat
Ìý

Hunaniaeth

5) Mae tystiolaeth hunaniaeth yn ofynnol ar gyfer y gwaredwr, gwaredwr neu atwrnai.

Byddwn yn gwirio eich bod wedi cadarnhau hunaniaeth y gwaredwr (gwerthwr neu brydleswr), y gwaredai (prynwr, prydlesai) neu eu hatwrnai. Os nad ydynt wedi eu nodi yn y paneli hunaniaeth, rydym yn anfon ymholiad.

6) Mae tystiolaeth hunaniaeth yn ofynnol ar gyfer yr atwrnai – mae tystiolaeth hunaniaeth wedi ei darparu ar gyfer y gwaredwr neu’r gwaredai.

Rydym yn anfon ymholiad os ydych wedi cadarnhau’r gwaredwr (gwerthwr neu brydleswr) a/neu’r gwaredai (prynwr, prydlesai), ond nid yr atwrnai sy’n gwneud y cais ar eu rhan.

7) Mae’r dystiolaeth hunaniaeth a gyflwynwyd yn anghyflawn.

Rydym yn anfon ymholiad os nad ydych wedi nodi cyfeiriad a chyfeirnod y trawsgludwr yn llawn ym mhaneli hunaniaeth y ffurflen rydych yn ei defnyddio.

Hunaniaeth

8) Mae tystiolaeth hunaniaeth yn ofynnol ar gyfer y gwaredwr, y gwaredai neu atwrnai.

Byddwn yn gwirio eich bod wedi cadarnhau hunaniaeth y gwaredwr (gwerthwr neu brydleswr), y gwaredai (prynwr, prydlesai) neu eu hatwrnai. Os nad ydynt wedi eu nodi yn y paneli hunaniaeth, rydym yn anfon ymholiad.

9) Mae tystiolaeth hunaniaeth yn ofynnol ar gyfer yr atwrnai – mae tystiolaeth hunaniaeth wedi ei darparu ar gyfer y gwaredwr neu’r gwaredai.

Mae angen cadarnhad arnom eich bod wedi cadarnhau hunaniaeth yr atwrnai, yn ogystal â’r gwaredwr (gwerthwr neu brydleswr) a/neu’r gwaredai (prynwr neu brydlesai). Byddwn yn anfon ymholiad os yw’r gwaredwr a/neu’r gwaredai wedi eu cadarnhau, ond nid yr atwrnai sy’n gweithredu ar eu rhan.

10) Mae’r dystiolaeth hunaniaeth a gyflwynwyd yn anghyflawn.

Rydym yn anfon ymholiad os nad ydych wedi nodi cyfeiriad a chyfeirnod y trawsgludwr yn llawn ym mhaneli hunaniaeth y ffurflen rydych yn ei defnyddio.

Awgrym Da

Gweminarau	Adnoddau ychwanegol
	Cyfarwyddyd ymarfer 67: tystiolaeth hunaniaeth
Ìý

Cynlluniau

8) Nid yw’r cyfeirnodau y cyfeirir atynt yn y weithred wedi eu dangos ar y cynllun.

Mae angen ichi sicrhau bod unrhyw liwio, amlinellu neu farciau eraill a grybwyllir yn y weithred wedi eu dangos yn glir ar y cynllun, fel bod y gofrestr teitl a’r cynllun teitl yn gwneud synnwyr wrth eu darllen gyda’i gilydd. Os nad yw unrhyw gyfeirnodau yn y weithred yn weladwy ar y cynllun, byddwn yn anfon ymholiad.

Gweminarau	Canllawiau	Adnoddau ychwanegol
	Canllawiau ar gyfer paratoi cynlluniau ar gyfer ceisiadau Cofrestrfa Tir EF	Cyfarwyddyd ymarfer 40: trosolwg o gyfarwyddiadau cynlluniau Cofrestrfa Tir EF
Ìý	Ìý	Sut i ddarllen cofrestr teitl a chynllun teitl

¹ó´Úï´Ç±ð»å»å

9) Mae balans y ffïoedd yn ofynnol – Debyd Uniongyrchol.

Rydym yn gwirio’r ffi rydych wedi ei dyfynnu ac os yw’n llai na’r ffi sy’n daladwy am eich cais, byddwn yn anfon ymholiad yn gofyn ichi gadarnhau y gallwn ddebydu’r balans o’ch cyfrif debyd uniongyrchol.

10) Mae balans y ffïoedd yn ofynnol.

Pan fyddwch yn talu gyda siec, rydym yn gwirio’r ffi rydych wedi ei dyfynnu ac os yw’n llai na’r ffi sy’n daladwy am eich cais, byddwn yn anfon ymholiad yn gofyn ichi anfon y balans atom.

11) Mae ffioedd yn ofynnol.

Rydym yn anfon yr ymholiad hwn pan fydd ffi yn daladwy am y cais sy’n cael ei wneud, ond nid ydym wedi cael unrhyw daliad.

Gweminarau	Canllawiau
)Ìý	¹ó´Úï´Ç±ð»å»å: Cyfarwyddiadau Cofrestrfa Tir EF
	Cofrestrfa Tir EF: ¹ó´Úï´Ç±ð»å»å Gwasanaethau CofrestruÌý
	Ìý

Manylion tyst

12) Mae enw neu gyfeiriad tyst yn ofynnol

Mae’n hanfodol ein bod yn gallu cysylltu â’r unigolyn a dystiodd eich bod wedi cyflawni’r weithred os oes angen, felly byddwn yn anfon ymholiad os na allwn ddarllen ei enw na’i gyfeiriad llawn, neu os yw’r enw neu’r cyfeiriad llawn (gan gynnwys y cod post, ac mewn rhai achosion, y wlad) ar goll.

Awgrym Da

Gweminarau	Adnoddau ychwanegol
	Cyfarwyddyd ymarfer 8: cyflawni gweithredoedd	Ìý
Ìý		Ìý
Ìý	Ìý	Ìý

Tystiolaeth ar goll – atwrneiaeth

13) Unig berchennog – mae atwrneiaeth neu gopi ardystiedig yn ofynnol.

Pan fydd atwrnai yn cynrychioli unig berchennog neu gydberchennog, mae angen ichi anfon copi ardystiedig o’r atwrneiaeth neu’r atwrneiaeth arhosol sy’n awdurdodi’r person penodol hwnnw i weithredu ar ei ran. Byddwn yn anfon ymholiad os nad yw wedi ei gyflwyno gyda’r cais.

Deg Awgrym Da Rhif 6: Ble mae’r dystiolaeth?

Canllawiau

Cyfarwyddyd ymarfer 9: atwrneiaethau a thir cofrestredig

Mae ffurflen yn anghyflawn, mae gwybodaeth ar goll neu’n anghyflawn

14) Mae angen cwblhau panel mewn ffurflen neu mae gwybodaeth ar goll.

Byddwn yn gofyn am y wybodaeth os yw panel perthnasol mewn ffurflen yn anghyflawn neu os oes gwybodaeth ar goll.

15) Mae gwybodaeth ar goll neu’n aneglur mewn arwystl ar fwy nag un dyddiad a roddwyd.

Gwnewch yn siwr bod unrhyw arwystl yn dangos y dyddiad a’r partïon cywir. Os yw unrhyw un o’r manylion hyn ar goll, yn annarllenadwy neu’n aneglur, byddwn yn anfon ymholiad am gopi ardystiedig sy’n cynnwys y wybodaeth berthnasol. Rhaid i’r wybodaeth a fewnosodir gael ei llofnodi â blaenlythrennau gan bob parti i’r weithred neu gan drawsgludwr wedi ei awdurdodi i wneud hynny ar eu rhan.

16) e-DRS – Mae gwybodaeth ar goll neu’n anghywir yn y weithred.

Os oes gwybodaeth ar goll o weithred i’w chofrestru, neu os nad yw wedi ei chofnodi’n gywir, byddwn yn gofyn ichi gyflwyno copi cywir o’r weithred, wedi ei llofnodi gan yr holl bartïon neu drawsgludwr wedi ei awdurdodi i wneud hynny ar eu rhan.

17) Gweithred – mae gwybodaeth ar goll neu’n aneglur.

Os bydd trawsgludwyr yn anghofio dyddio’r weithred, er enghraifft, neu os ydym yn canfod bod manylion yn aneglur o ganlyniad i stamp neu ysgrifen drostynt, rydym yn anfon yr ymholiad hwn am gopi ardystiedig sy’n cynnwys y wybodaeth berthnasol. Rhaid i’r wybodaeth a fewnosodir gael ei llofnodi â blaenlythrennau gan bob parti i’r weithred neu gan drawsgludwr wedi ei awdurdodi i wneud hynny ar eu rhan.

18) Mae tudalen ar goll.

Gwnewch yn siwr bod y weithred rydych yn ei hanfon i’w chofrestru yn gyflawn ac yn cynnwys pob tudalen. Os oes unrhyw dudalennau ar goll, byddwn yn anfon ymholiad am fersiwn gyflawn.

19) Trosglwyddiad – mae dyddiad neu enw wedi eu hepgor.

Os oes enw ar goll o’r trosglwyddiad, mae angen inni wybod pam, ac rydym yn anfon ymholiad.

Os nad oes dyddiad ar y trosglwyddiad neu os nad yw’n cynnwys yr holl enwau perthnasol, rydym yn anfon ymholiad am drosglwyddiad wedi ei ddiwygio. Rhaid i’r mewnosodiadau neu’r newidiadau gael ei llofnodi â blaenlythrennau gan bob parti i’r trosglwyddiad neu gan drawsgludwr wedi ei awdurdodi i wneud hynny ar eu rhan.

10 Awgrym Da Rhif 5: Beth sydd ar goll?

Gweminarau

Treth Dir y Dreth Stamp

20) Treth Dir y Dreth Stamp – does dim tystysgrif Treth Trafodiadau Tir neu Dderbynneb Cyflwyno wedi eu cyflwyno.

Mae angen ichi ddarparu tystysgrif neu dderbynneb Treth Dir y Dreth Stamp (Lloegr) neu Treth Trafodiadau Tir (Cymru) gyda’ch cais neu anfon llythyr yn nodi pam nad oes eu hangen, gan gyfeirio at ddarpariaethau Deddf Cyllid 2003 sy’n cefnogi eich datganiad.

• nid yw copi o’r ffurflen gais SDLT1 yn dystiolaeth dderbyniol

• Mae Treth Dir y Dreth Stamp/Treth Trafodiadau Tir yn daladwy ar chwalfa priodas pan fydd y trafodiad yn cynnwys trydydd parti

10 Awgrym Da Rhif 6: Ble mae’r dystiolaeth?

Adnoddau ychwanegol

Treth Dir y Dreth Stamp

Pris a dalwyd neu werth yr eiddo

21) Mae’r gwerth a ddatganwyd yn ofynnol.

Rhaid inni gofnodi’r gwerth a ddatganwyd ar gyfer yr eiddo lle gallwn. Os nad ydych wedi nodi gwerth marchnad llawn yr eiddo, byddwn yn anfon ymholiad yn gofyn amdano.

22) Mae’r pris a dalwyd yn ofynnol.

Rhaid inni nodi’r pris a dalwyd am eiddo lle gallwn, felly os nad ydych wedi nodi hyn, byddwn yn anfon ymholiad. Os yw ar goll o weithred, rhaid i’r diwygiad gael ei lofnodi â blaenlythrennau gan bob parti neu gan drawsgludwr wedi ei awdurdodi i wneud hynny ar eu rhan. Os ydych wedi cyflwyno e-AP1, gallwch ardystio’r pris a dalwyd.

10 Awgrym Da Rhif 7: Dyddiadau a Symiau

Adnoddau ychwanegol

Cyfarwyddyd ymarfer 7: cofnodi data’r pris a dalwyd neu’r gwerth a ddatganwyd yn y gofrestr

Cyflawni

23) Cyflawni fformat rhydd.

Os nad yw ein cais yn cyd-fynd â’r meini prawf cyffredinol, byddwn yn anfon ymholiad ar fformat rhydd, sy’n ein galluogi i nodi’n union beth sydd ei angen arnom.

24) Nid yw’r weithred wedi ei chyflawni gan barti – cyfeirir at gyfarwyddyd ymarfer 8.

Rydym yn gwirio bod pob parti perthnasol wedi llofnodi’r weithred. Os na fyddant wedi gwneud hyn, byddwn yn anfon ymholiad yn gofyn i’r weithred gael ei chyflawni’n gywir a bod copi’n cael ei gyflwyno.

25) Tystio gweithredoedd.

Os na allwn gadarnhau bod llofnod pob parti wedi eu tystio ar wahân, byddwn yn anfon ymholiad yn gofyn ichi egluro hyn.

26) Mae’r cwmni’n cyflawni’r weithred yn anghywir – cyfeiriad at gyfarwyddyd ymarfer 8.

Rydym yn gwirio bod y weithred wedi ei chyflawni ac yn anfon ymholiad os yw’n anghyflawn, wedi ei chyflawni’n anghywir neu os nad yw wedi ei chyflawni o gwbl.

Gweminarau	Adnoddau ychwanegol
	Cyfarwyddyd ymarfer 8: cyflawni gweithredoedd	Ìý
Ìý		Ìý
Ìý		Ìý
Ìý		Ìý
Ìý		Ìý
Ìý		Ìý
Ìý		Ìý
Ìý		Ìý

Delweddau wedi eu sganio

27) Mae delwedd o ansawdd wael wedi ei sganio.

Os yw’r weithred a/neu’r cynllun a gawn yn annarllenadwy, yn aneglur, wedi eu plygu, yn gam, yn guddiedig neu fel arall yn annerbyniol at ddibenion cofrestru, byddwn yn gofyn am gopi newydd.

Gweminarau

Cyfeiriad ar gyfer gohebu

28) Mae cyfeiriad ar gyfer gohebu yn ofynnol.

Mae angen cyfeiriad cysylltu (cyfeiriad ar gyfer gohebu) arnom i’w gofnodi yn y gofrestr, er mwyn inni allu cysylltu â’r perchennog cofrestredig os bydd angen. Byddwn yn anfon ymholiad am un os yw ar goll neu’n aneglur. Rhaid ichi roi cyfeiriad post inni ac, os ydych yn dymuno hynny, hyd at ddau gyfeiriad ychwanegol (post, ebost neu rif blwch yn y DU). Os oes mwy nag un perchennog cofrestredig, nodwch pa gyfeiriad(au) sy’n berthnasol i bob perchennog.

29) Cyfeiriad ar gyfer gohebu – nid yw’n glir pa gyfeiriad yw pa un.

Os anfonir sawl cyfeiriad ar gyfer gohebu atom ac mae nifer o berchnogion cofrestredig, rhaid ichi nodi’n glir pa gyfeiriad(au) sy’n gymwys i bob perchennog. Os na wneir hynny, byddwn yn anfon ymholiad.

Awgrym Da

Gweminarau	Adnoddau ychwanegol
Cyfarwyddyd ymarfer 55: cyfeiriad ar gyfer gohebu	Ìý

Marwolaeth

30) Tystiolaeth o ddisgyniad ar farwolaeth.

Os yw perchennog eiddo wedi marw, mae angen inni weld un o’r dogfennau canlynol:

• copi ardystiedig o’r profiant

• copi ardystiedig o’r llythyrau gweinyddu

• Gorchymyn Llys yn penodi’r gwaredwr yn gynrychiolydd personol yr ymadawedig

• tystysgrif gan drawsgludwr yn nodi bod y gwreiddiol neu gopi ardystiedig o’r profiant/llythyrau gweinyddu ganddo a’u bod wedi eu rhoi yn y DU. Rhaid iddo hefyd gadarnhau nad yw’r grant na’r Gorchymyn wedi eu cyfyngu. Bydd angen tystiolaeth ychwanegol arnom os nad yw hyn yn wir

Os oes amrywiad rhwng enw’r perchennog yn y gofrestr a’r dystiolaeth a ddarparwyd, rhaid ichi naill ai:

• ardystio’n ysgrifenedig mai’r person a enwir yn y ddogfen yw’r un person â’r perchennog cofrestredig

• egluro’r amrywiad. Efallai y bydd angen ichi ddarparu tystiolaeth.

10 Awgrym Da Rhif 10: Marwolaeth perchennog

Canllawiau

Cyfarwyddyd ymarfer 6: disgyniad ar farwolaeth perchennog cofrestredig

Ffurflenni a gweithredoedd

31) Mae’r weithred mewn rhannau ar wahân ond nid ydynt yn union yr un fath.

Mae’n well gennym un copi o weithred megis trosglwyddiad, ond os ydych yn ei anfon mewn rhannau ar wahân – er enghraifft ffurflen TR1 a gyflawnwyd gan un parti a ffurflen TR1 ar wahân a gyflawnwyd gan y llall – rhaid iddynt fod yn union yr un fath ym mhob agwedd ar wahân i’w cyflawni. Os oes unrhyw wahaniaeth o gwbl, byddwn yn anfon ymholiad yn gofyn ichi gael y rhan anghywir wedi ei diwygio a’i llofnodi â blaenlythrennau gan bob parti i’r weithred neu gan drawsgludwr wedi awdurdodi i wneud hynny ar eu rhan. Byddwn yn gofyn ichi ailanfon y rhannau fel un ddogfen hefyd.

10 Awgrym Da Rhif 8: Gweithred mewn rhannau

Disgrifiadau eiddo

32) Mae anghysondeb rhwng y disgrifiad eiddo yn y weithred ac A1.

Disgrifir yr eiddo yng Nghofrestr Eiddo A, yng nghofnod 1 (A1). Byddwn yn gwirio’r disgrifiad eiddo yn y weithred yn erbyn y gofrestr ac os yw’n wahanol, byddwn yn anfon ymholiad yn gofyn ichi ddiwygio’r weithred os yw’r gofrestr yn gywir. Rhaid i’r diwygiad gael ei lofnodi gan bob parti neu gan drawsgludwr wedi ei awdurdodi i wneud hynny ar eu rhan.

Os yw’r weithred yn gywir a’ch bod am newid y disgrifiad eiddo yn y gofrestr, rhaid ichi naill ai ddarparu tystiolaeth gan yr awdurdod lleol sy’n cadarnhau eu bod wedi cytuno i’r newid i’r cyfeiriad post neu gadarnhau eich bod wedi gweld y dystiolaeth briodol. Gallwn dderbyn hysbysiad ebost gan yr awdurdod lleol, ond nid bil y dreth gyngor.

10 Awgrym Da Rhif 9: Cynlluniau a Disgrifiadau

Adnoddau ychwanegol

Sut i ddarllen cofrestr teitl a chynllun teitl

Hyb hyfforddi Cofrestrfa Tir EF

I gael rhagor o hyfforddiant ac arweiniad di-dâl ar ystod o dasgau a phynciau cofrestru tir, ewch i’n hyb hyfforddi. Yn ogystal â chyfle i gael gafael ar ystod lawn o hyfforddiant yn gyflym ac yn hawdd, cewch ein pecyn hanfodion i gydweithwyr y mae cofrestru tir yn newydd iddynt, ynghyd â’r dyddiadau diweddaraf ar gyfer ein gweithdai cais di-dâl.